Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Dein Kanzlei-Prozess im Detail
KI-Automatisierung: Offene-Posten- und Zahlungsmanagement
Fälligkeiten je Mandant ordnen, Zahlungseingänge abgleichen und Erinnerungsentwürfe vorbereiten.
Offene Posten verteilen sich über Mandanten und Fälligkeiten. Der Assistent ordnet die Liste, gleicht Zahlungseingänge ab und bereitet abgestufte Erinnerungen vor. Versand und Eskalation bleiben beim Team.
Diese Assistenten passen zu den Aufgaben
Einordnung nach typischen Abläufen. Ob die Lösung in Deiner Kanzlei sinnvoll und zulässig ist, wird mit Deinen Daten, Programmen und Verantwortlichen geprüft.
Belege & Buchhaltung
KI-Offene-Posten-Management
Offene Posten je Mandant zusammenstellen, Fälligkeiten einordnen und Zahlungserinnerungsentwürfe vorbereiten.
Daten, Ablauf und Freigabe →Kommunikation & MandantenKI-Posteingangsklassifikation
E-Mails und Anhänge erkennen, dem richtigen Vorgang zuordnen und dringliche Fristen vorab markieren.
Daten, Ablauf und Freigabe →Ein Beispielprozess
Von der Vorbereitung zum geprüften Vorgang
Dies ist ein Umsetzungskonzept, keine behauptete Kundenreferenz.
Benötigte Grundlagen
- Offene Posten mit Fälligkeit
- Zahlungseingänge und Teilzahlungen
- Regeln für Erinnerungsstufen
- Posten werden nach Fälligkeit geordnet.
- Zahlungen werden abgeglichen.
- Erinnerungsentwürfe werden vorbereitet.
- Die verantwortliche Person prüft und versendet.
Fachliche Grenzen in diesem Prozess
Keine automatischen Mahnungen. Rechtliche Schritte entscheidet das Team.
Fragen aus der Kanzlei
Wo beginnt die Automatisierung für Offene-Posten- und Zahlungsmanagement?
Mit einer Mandantengruppe und einer Erinnerungsstufe starten.
Welche Angaben braucht ein sinnvoller Test?
Ein echter, freigegebener Beispielvorgang und die Namen Deiner Programme. Dazu gehören Offene Posten mit Fälligkeit, Zahlungseingänge und Teilzahlungen, Regeln für Erinnerungsstufen. Kundendaten werden für die erste Prüfung möglichst entfernt oder anonymisiert.
Was bleibt bei den Fachleuten in der Kanzlei?
Keine automatischen Mahnungen. Rechtliche Schritte entscheidet das Team.
Muss die ganze Software ersetzt werden?
Nicht automatisch. Wir prüfen zuerst vorhandene Funktionen, Exporte und Schnittstellen. Der Start kann ein begrenzter Entwurfsprozess sein. Rechte, Datenpflege und laufende Kosten werden vor einer Beauftragung geklärt.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.