Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Aufgaben verbinden, Verantwortung behalten
Ein Agententeam, das zu Deiner Kanzlei passt.
Die Belegverarbeitung braucht andere Rechte als die Mandantenkommunikation. Fristen und Bescheidprüfung brauchen denselben bestätigten Datenstand. Deshalb bauen wir keine Sammlung beliebiger Chatbots, sondern abgegrenzte Rollen mit dokumentierten Übergaben.
Ausgangspunkt für das Erstgespräch
Welche Rollen entlasten Deine Kanzlei?
Beleg- und Buchungsassistenz
Liest Eingangsrechnungen, ordnet sie dem Mandanten zu und erzeugt Buchungsvorschläge. Unsichere Positionen werden markiert, gebucht wird nach Freigabe.
Details ansehen →Fristen- und Bescheidassistenz
Erkennt Fristen aus Schreiben, gleicht Bescheide mit Erklärung und Vorjahr ab und markiert Abweichungen. Jede Frist und jeder Einspruch wird fachlich bestätigt.
Details ansehen →Kommunikationsassistenz
Beantwortet Standardfragen aus freigegebenen Inhalten und fordert fehlende Unterlagen an. Individuelle Beratung bleibt beim Team.
Details ansehen →Auswertungs- und Reportingassistenz
Bereitet BWA und Kennzahlen verständlich auf und erstellt Gesprächsvorlagen. Die Beratung führt die verantwortliche Person.
Details ansehen →Die Reihenfolge im Team
Erst der Beleg, dann der Buchungsvorschlag, dann die fachliche Prüfung, dann die Auswertung. Widersprüche und fehlende Daten stoppen den Vorgang, statt still weiterzulaufen.
Was vor der ersten Anbindung feststeht
Deine Daten, ein bestätigter Stand
Mandant, Vorgang, Beleg und Frist werden nicht bei jeder Übergabe neu erfunden. Je Information wird das führende System benannt – meist Deine Kanzleisoftware.
Nur die notwendigen Rechte
Lohndaten bleiben von der Mandantenkommunikation getrennt. Lesezugriff kommt vor Schreibzugriff. Zugangsdaten gehören in eine Geheimnisverwaltung, nicht in Chatnachrichten.
Technische Übergabe ist keine Freigabe
Ein Assistent darf einen Entwurf an den nächsten weitergeben. Daraus wird keine fachliche Freigabe. Berechtigte Personen bestätigen Inhalt und Auswirkung.
Berufsrecht und Verschwiegenheit
Mandantendaten werden nur mit passender Vereinbarung verarbeitet, Zugriffe sind begrenzt und dokumentiert. Die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei.
Was Du zum Start mitbringst
- Einen typischen Vorgang, möglichst ohne unnötige Personen- oder Finanzdaten.
- Die Namen der vorhandenen Programme und wer sie administriert.
- Freigegebene Vorlagen, Zuständigkeiten und bekannte Fehlerquellen.
- Ein messbares Ziel und eine Grenze für Aufwand und laufende Kosten.
Daraus entstehen ein begrenzter Testumfang und ein Kostenvoranschlag. Eine Bankanbindung, ein Nachrichtenversand oder eine Übermittlungsschnittstelle wird nicht nebenbei freigeschaltet.
Warum ein Team statt eines einzelnen Chatbots?
Belege, Fristen und Mandantenkommunikation brauchen unterschiedliche Daten und Rechte. Ein einzelner Chat mit allem Zugriff wäre weder übersichtlich noch datenschutzgerecht. Abgegrenzte Rollen mit dokumentierten Übergaben bleiben prüfbar.
Welche Rolle übernimmt was in der Kanzlei?
Der Belegassistent liest und schlägt vor. Der Fristenassistent führt Termine. Die Kommunikationsassistenz beantwortet Standardfragen. Geprüft und entschieden wird von Fachkräften.
Wie werden Rechte begrenzt?
Jede Rolle erhält nur die Daten, die ihre Aufgabe erfordert. Lesezugriff kommt vor Schreibzugriff. Mandantendaten bleiben nach Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz getrennt und dokumentiert.
Kann ein Assistent allein nach außen handeln?
Nein. Versand, Übermittlung an Behörden und jede verbindliche Aussage brauchen eine menschliche Freigabe. Assistenten können ihre eigenen Vorschläge nicht selbst abzeichnen.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.