Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Auswertung & Mandatsaufnahme · Steuerkanzlei
KI-Mandanten-Onboarding
Neue Mandanten strukturiert aufnehmen, Vollmachten und Unterlagen anfordern und den Start vorbereiten.
Beschriebener Lösungsumfang zur individuellen Umsetzung. Keine bereits auf dieser Website aktivierte Automatisierung.
Das Problem im Alltag
Wo dieser Assistent ansetzt
Neue Mandanten bringen Stammdaten, Vollmachten und viele Unterlagen mit. Der Assistent kann den Onboarding-Prozess führen: Daten abfragen, Unterlagen anfordern und den Stand dokumentieren. Die Annahme des Mandats und die fachliche Einordnung bleiben beim Team.
Diese Daten werden gebraucht
- Stammdatenformular mit Pflichtangaben
- Checkliste der benötigten Unterlagen je Mandatstyp
- Vollmachten und Formulare der Kanzlei
Das Ergebnis für Dein Team
- Vollständige Mandantenakte im definierten Zustand
- Offene-Punkte-Liste mit Zuständigkeit und Frist
Vom Eingang bis zur Freigabe
So kann der Ablauf in Deiner Kanzlei aussehen
Welche Schritte verbunden werden, hängt von Deinen Programmen und den verfügbaren Schnittstellen ab. Eine manuelle Übergabe kann für den Einstieg sinnvoller sein als eine direkte Schreibanbindung.
Voraussetzungen
Ein definierter Onboarding-Prozess der Kanzlei und geklärter Datenschutz für die Datenaufnahme.
Zusammenspiel mit weiteren Agenten- Der Assistent führt durch die Stammdatenaufnahme und fragt Fehlendes nach.
- Unterlagen werden angefordert und dem Mandanten zugeordnet.
- Vollmachten und Freigaben werden zur Prüfung vorbereitet.
- Die Kanzlei bestätigt die Annahme des Mandats.
Wer prüft und entscheidet?
Die Annahme des Mandats, die Prüfung der Vollmachten und die fachliche Einordnung entscheidet das Team.
Was die KI nicht übernehmen soll
Keine automatische Mandatsannahme, keine fachliche Erstberatung durch die KI.
Erst im Kleinen prüfen
Ein belastbarer Einstieg statt einer pauschalen Ersparnis
Geeigneter Testlauf
Mit einem Mandatstyp beginnen, zum Beispiel Existenzgründer, und die Vollständigkeit der Akten messen.
Daran misst Du den Nutzen
Anteil vollständiger Akten beim Start, Rückfragen je Onboarding und Zeit bis zur arbeitsfähigen Akte.
Was kostet die Umsetzung?
Einrichtung, Schnittstellen, Softwarelizenzen, Modell- oder Gesprächskosten und Betreuung werden getrennt betrachtet. Datenbereinigung und fachliche Prüfungen gehören in die Kalkulation. Ohne diesen Umfang wäre ein fester Websitepreis irreführend.
Du erhältst zuerst einen Kostenvoranschlag auf Basis des abgestimmten Prozesses. Umfang und laufende Kosten werden vor Beauftragung geklärt.
Leistungsumfang und EinführungFragen zu diesem Assistenten
Kann die KI das Erstgespräch führen?
Sie kann Daten sammeln und Unterlagen anfordern. Das Erstgespräch und die Beratung führt eine verantwortliche Person.
Wie lange dauert das Onboarding?
Das hängt vom Mandatstyp und der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Der Assistent macht den Stand jederzeit sichtbar.
Passende nächste Schritte
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Weitere Aufgaben in diesem Bereich
Passende Fallstudie
Von der Vorlagen-Website zur Kanzlei-Plattform
Diese Website als Fallstudie: 37 Seitenvorlagen, 12 Assistenten- und 12 Prozesskonzepte, 8.202 Zeilen Code. Wie der Umbau ablief, was geprüft wurde und was davon für Deine Kanzlei gilt.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.