Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Belege & Buchhaltung · Steuerkanzlei
KI-Belegverarbeitung
Eingangsrechnungen und Kontoauszüge auslesen, Belege dem richtigen Mandanten zuordnen und Buchungsvorschläge vorbereiten.
Beschriebener Lösungsumfang zur individuellen Umsetzung. Keine bereits auf dieser Website aktivierte Automatisierung.
Das Problem im Alltag
Wo dieser Assistent ansetzt
Belege kommen per Post, E-Mail und Upload in unterschiedlichen Formaten. Jeder Beleg wird bisher manuell gelesen, dem Mandanten zugeordnet und kontiert. Ein Assistent kann den Beleginhalt strukturieren und einen Buchungsvorschlag erzeugen. Ob der Vorschlag stimmt, prüfen Fachkräfte. Besonders bei ungewöhnlichen Sachverhalten, Gutschriften und Rechnungen mit Aufteilungen bleibt die fachliche Entscheidung beim Menschen.
Diese Daten werden gebraucht
- Belegbild oder strukturierte E-Rechnung mit allen Pflichtangaben
- Kontenrahmen (z. B. SKR 03/04) und freigegebene Buchungsregeln
- Mandantenzuordnung und Regeln für Aufteilungen (z. B. gemischt genutzte Kosten)
Das Ergebnis für Dein Team
- Vorschlag für Belegart, Datum, Betrag, Steuersatz und Konto
- Markierung unsicherer Positionen zur Nachprüfung
Vom Eingang bis zur Freigabe
So kann der Ablauf in Deiner Kanzlei aussehen
Welche Schritte verbunden werden, hängt von Deinen Programmen und den verfügbaren Schnittstellen ab. Eine manuelle Übergabe kann für den Einstieg sinnvoller sein als eine direkte Schreibanbindung.
Voraussetzungen
Saubere Belegvorlagen bei den Mandanten, ein gepflegter Kontenrahmen und geklärte Regeln für Aufteilungen. GoBD-konforme Aufbewahrung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag werden vor dem Start geprüft.
Zusammenspiel mit weiteren Agenten- Der Beleg wird ausgelesen und dem richtigen Mandanten und Belegtyp zugeordnet.
- Beträge, Steuersätze und Konten werden nach Deinen Regeln vorgeschlagen.
- Unsicherheiten, fehlende Pflichtangaben und Sonderfälle werden zur Prüfung markiert.
- Erst nach fachlicher Freigabe geht der Vorschlag in die Buchhaltung.
Wer prüft und entscheidet?
Fachkräfte prüfen und buchen. Der Assistent ersetzt keine steuerliche Beurteilung und keine Unterschrift auf dem Jahresabschluss.
Was die KI nicht übernehmen soll
Keine automatische Buchung ohne Freigabe. Besondere Sachverhalte wie Bauabzugssteuer, Reverse-Charge oder verdeckte Gewinnausschüttungen werden fachlich beurteilt, nicht automatisch entschieden.
Erst im Kleinen prüfen
Ein belastbarer Einstieg statt einer pauschalen Ersparnis
Geeigneter Testlauf
Mit einer Mandantengruppe mit einheitlichen Standardbelegen beginnen. Zählen, wie viele Vorschläge unverändert übernommen werden und wie oft nachkorrigiert wird.
Daran misst Du den Nutzen
Anteil unveränderter Vorschläge, Korrekturquote je Belegtyp und Zeit vom Belegeingang bis zur Buchung.
Was kostet die Umsetzung?
Einrichtung, Schnittstellen, Softwarelizenzen, Modell- oder Gesprächskosten und Betreuung werden getrennt betrachtet. Datenbereinigung und fachliche Prüfungen gehören in die Kalkulation. Ohne diesen Umfang wäre ein fester Websitepreis irreführend.
Du erhältst zuerst einen Kostenvoranschlag auf Basis des abgestimmten Prozesses. Umfang und laufende Kosten werden vor Beauftragung geklärt.
Leistungsumfang und EinführungFragen zu diesem Assistenten
Übernimmt die KI das Buchen komplett?
Nein. Sie liest den Beleg aus und schlägt Belegart, Konto und Steuersatz vor. Gebucht wird nach fachlicher Prüfung. Bei Standardbelegen sinkt der Korrekturaufwand, Sonderfälle bleiben beim Menschen.
Funktioniert das mit DATEV?
Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Deine vorhandene Kanzleisoftware passen. Welche Schnittstelle konkret infrage kommt, wird im Projekt anhand Deiner Systemlandschaft geklärt.
Was ist mit GoBD und Belegaufbewahrung?
Originalbelege bleiben unveränderbar gespeichert. Der KI-Vorschlag ist eine Verarbeitungsstufe, kein Ersatz für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Originale.
Passende nächste Schritte
Passende Kanzlei-Prozesse
Weitere Aufgaben in diesem Bereich
Passende Fallstudie
Belegverarbeitung: Was in Kanzleien schon gemessen ist
Finmatics, Candis, DATEV: veröffentlichte Preise, Kanzlei-Zitate und Anbieterstudien zur KI-Belegverarbeitung — mit Quellen. Was belegt ist, was Werbeangabe ist, was Du selbst messen solltest.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.