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am Wiki-Verzeichnis gezählt
Fallstudie · Bei uns selbst
Ein Firmengedächtnis, das niemand von Hand pflegt
Wissen geht selten verloren, weil es niemand aufschreibt — sondern weil niemand das Aufgeschriebene pflegt. Ein Wiki, das drei Monate keiner anfasst, ist schlimmer als keines. Wir haben deshalb eine Wissensdatenbank gebaut, in der die KI die Fleißarbeit übernimmt und der Mensch entscheidet. Was das mit Deiner Kanzlei zu tun hat, steht in Abschnitt 6.
Projekt: Die eigene Wissensdatenbank des Prozessmeisters · Werkzeug: Markdown-Wiki mit getrennten Bereichen für Rohstoff und Wissen, automatische Sicherung · Zeitraum: laufend gepflegt, Stand September 2026 · Stand: 279 Seiten im Bestand
Kennzahlen
3 h
eingetragener Cron-Intervall
2
Struktur des Wiki-Verzeichnisses
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Die Herausforderung
Die immer gleichen Fragen im Alltag: Was haben wir diesem Kunden zugesagt, und was ausdrücklich nicht? Warum haben wir ein Werkzeug wieder abgeschafft, das wir vorher eingeführt hatten? Auf welcher Grundlage steht eine Entscheidung, die vor einem Jahr getroffen wurde? Die Antworten liegen in Köpfen, Postfächern und Gesprächsaufzeichnungen — und sie verfallen still.
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Die Lösung, Schritt für Schritt
Die Antwort auf die Pflegefrage steckt im ersten Schritt: Der Mensch entscheidet, was hineinkommt, und die KI macht die Arbeit, die Menschen aufgeben.
1. Trennung in zwei Bereiche: Rohstoff (Quellen, unangetastet) und Wissen (verarbeitete Seiten).
2. Die KI erstellt Wissensseiten aus den Quellen — der Mensch prüft und gibt frei.
3. Automatische Sicherung alle 3 Stunden. Ein Verlust von einem halben Tag ist verkraftbar; ein Verlust von einem Monat nicht.
4. Keine Zwischenschicht zwischen Quelle und Wissen: Jede verarbeitete Seite verweist auf ihren Rohstoff.
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Was es gekostet hat — ehrlich
Auch hier: keine Zeiterfassung in Euro. Gezählt wurden 279 Seiten im Bestand. Was eine klassische Firmenwiki-Einführung mit Beratung, Schulung und Pflegevertrag gekostet hätte, lassen wir offen — diese Rechnung würde auf Annahmen beruhen.
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Was es spart, und was es kostet
Interessant ist nicht die Bauzeit, sondern was eine einzelne Frage kostet. Ist die Antwort aufgeschrieben, kostet sie Sekunden. Liegt sie im Kopf eines Kollegen, kostet sie eine Unterbrechung, eine Mail-Kette oder einen Termin — und im schlimmsten Fall eine Entscheidung, die auf Halbwissen beruht. Das ist ein offenes Rechenbeispiel, keine Messung: Rechne es mit Deinem Stundensatz und Deiner Anzahl Rückfragen pro Woche selbst nach.
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Was wir dabei gelernt haben
Drei Lehren:
Der Vorgänger scheiterte nicht an der Technik, sondern an der Pflege. Ein Wiki ohne Pflege wird schneller zur Falle als zum Nutzen.
Trennt Rohstoff und Verarbeitung. Wer Quellen und Schlussfolgerungen in einen Topf wirft, kann später nicht mehr unterscheiden, was Fakt und was Interpretation war.
Die größte Kurskorrektur war nicht technisch, sondern organisatorisch: Es musste geklärt werden, wem welches Wissen gehört und wer es ändern darf.
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Was davon bei euch gilt
Für eine Kanzlei gilt dasselbe Muster — mit einer scharfen Grenze: Entscheidungsgründe, interne Abläufe, Vorlagen und Fachwissen gehören in ein solches Gedächtnis. Personenbezogene Mandantendaten gehören nicht ungeprüft hinein. § 203 StGB und die DSGVO (samt Auftragsverarbeitung) gelten auch für interne Wissenssysteme. Die Grenze zwischen Kanzleiwissen und Mandantendaten ziehen wir in jedem Projekt ausdrücklich — vor dem ersten Datensatz.
Quellen dieser Fallstudie
- Wiki-Verzeichnis des Prozessmeisters — Seitenzahl, Struktur (Rohstoff/Wissen) — lokal, September 2026
- § 203 StGB — Verletzung von Privatgeheimnissen
- DSGVO — Verordnung (EU) 2016/679
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Die Frage ist nicht, ob ihr etwas aufschreibt.
Sondern ob es jemand pflegt. Wir bauen Eurer Kanzlei ein Wissenssystem, das sich selbst trägt — mit klarer Trennung von Kanzleiwissen und Mandantendaten.
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