1.300+
Finmatics, eigene Angabe auf finmatics.com
Fallstudie · Branchenbeispiel
Belegverarbeitung: Was in Kanzleien schon gemessen ist
Belege sind der Flaschenhals fast jeder Kanzlei: Sie kommen per Post, E-Mail und App, in jedem Format und zu jeder Zeit. Anbieter wie Finmatics, Candis oder DATEV versprechen Abhilfe — und veröffentlichen Zahlen. Wir haben zusammengestellt, was belegt ist, was Anbieterangabe ist und was Du vor einer Entscheidung selbst messen solltest.
Projekt: Marktübersicht KI-Belegverarbeitung für Kanzleien · Werkzeug: Finmatics, Candis, DATEV — öffentlich zugängliche Angaben · Zeitraum: Recherche September 2026 · Stand: alle Zahlen mit Quelle, keine eigenen Kundenprojekte
Kennzahlen
ca. 50 %
Kanzlei-Zitat Dr. Thiems & Kollegen auf finmatics.com
750–1.200 €
Preisliste finmatics.com, zzgl. MwSt., jährliche Abrechnung
10.000+
Candis, eigene Angabe auf candis.io
Der Ablauf, in Bewegung
Vom Belegeingang bis zur geprüften Buchung
So läuft der Prozess Schritt für Schritt — vom Auslöser bis zur menschlichen Freigabe.
- Der Beleg erreicht die Kanzlei
Per Post, E-Mail, App oder als E-Rechnung — alles landet in einem einzigen Eingang, kein Suchen in drei Postfächern.
- Die KI liest den Beleg aus
Beträge, Belegdatum, Lieferant und Steuersätze werden strukturiert — auch bei schlechten Scans und gemischten Belegen.
- Der Buchungsvorschlag entsteht
Nach Deinem Kontenrahmen (SKR 03/04) und der bisherigen Buchungshistorie des Mandanten.
- Die Fachkraft prüft und gibt frei
Gutschriften, Aufteilungen und Sonderfälle bleiben beim Menschen. Ohne Freigabe wird nichts gebucht.
- Übergabe an DATEV und Archiv
Nachvollziehbar und maschinell auswertbar — so bleiben die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Der Ablauf wiederholt sich automatisch — so kannst Du jeden Schritt in Ruhe verfolgen.
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Die Herausforderung
Jeder Beleg wird bisher von Hand gelesen, dem Mandanten zugeordnet und kontiert. Bei gemischten Belegen, Gutschriften und Aufteilungen wird es knifflig. Genau hier setzen die Anbieter an: KI liest den Beleg aus, ordnet zu und erzeugt einen Buchungsvorschlag — die fachliche Prüfung bleibt beim Menschen.
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Die Lösung, Schritt für Schritt
Der Ablauf ist bei den Anbietern ähnlich:
1. Belegeingang bündeln: Scan, PDF, E-Rechnung, App, E-Mail — alles landet in einem Eingang.
2. KI liest aus: Beträge, Belegdatum, Lieferant, Steuersätze.
3. Buchungsvorschlag: nach Kontenrahmen (z. B. SKR 03/04) und Buchungshistorie.
4. Fachliche Prüfung: Die Kanzlei prüft und gibt frei — keine ungeprüfte Übernahme.
5. Übergabe an DATEV oder Archiv: nach GoBD nachvollziehbar und maschinell auswertbar.
Zwei Wege am Markt: Werkzeuge im DATEV-Ökosystem und eigenständige Anbieter wie Finmatics oder Candis, die mit DATEV integrieren.
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Was es kostet
Finmatics nennt öffentliche Paketpreise: 750 € (Basis), 900 € (Plus), 1.050 € (Pro) und 1.200 € (Enterprise) pro Monat, jeweils inklusive 3.000 Buchungszeilen, zzgl. MwSt. bei jährlicher Abrechnung. Candis veröffentlicht keine einheitliche Preisliste; Preise gibt es auf Anfrage. Dazu kommen in jedem Fall Einrichtungsaufwand, Schulung und die Zeit für die fachliche Nachkontrolle — die KI ersetzt sie nicht, sie verschiebt sie.
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Was es spart
Was belegt ist: Die Kanzlei Dr. Thiems & Kollegen zitiert Finmatics mit „Zeitersparnis von ca. 50 % beim Scannen von Belegen“ und 85 % digital servicierter Mandanten. Ein Unternehmen (NENI am Tisch GmbH) nennt „bis zu 50 % reduzierten Arbeitsaufwand in der Buchhaltung“. Was Werbeangabe ist: Finmatics bewirbt „bis zu 55–85 % Zeitersparnis vs. manuell“ je nach Paket — das ist eine Herstellerangabe, keine Garantie für Deine Kanzlei. Candis nennt aus einer eigenen Studie 2023: 94 % Vertragsverlängerungsrate, 74 % der Kunden sehen kontinuierliche Verbesserung.
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Was zu beachten ist
Drei Punkte vor jeder Entscheidung:
GoBD: Belege müssen nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben — prüfe, wie das Werkzeug mit Originalen, Aufteilungen und Verfahrensdokumentation umgeht.
Fachliche Prüfung: Der Buchungsvorschlag ist ein Vorschlag. Die Verantwortung für die Buchung bleibt in der Kanzlei.
Mandantendaten: Bei Cloud-Werkzeugen gilt die DSGVO mit Auftragsverarbeitung; kläre Sitz des Anbieters und Datenorte.
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Was davon bei euch gilt
Entscheide nicht nach Prospekt, sondern mit Deinem eigenen Belegmix: Nimm 100 echte Belege aus drei Mandanten, lass sie durchlaufen und messe Durchlaufzeit, Fehlerquote und Nachbearbeitung. Erst dieser Vergleich mit dem Ist-Zustand zeigt, ob sich ein Werkzeug für Deine Kanzleigröße lohnt — eine kleine Kanzlei mit wenigen Belegen rechnet anders als eine mit tausenden Buchungszeilen im Monat.
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Genau so gehen wir es auch bei Euch an.
Wir bauen Euch den Beleg-Piloten mit Euren eigenen 100 Belegen auf — mit Messung vorher und nachher, damit die Entscheidung auf Zahlen beruht und nicht auf einem Prospekt.
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Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.